業務改善のお手伝い
取扱説明書(取説)の制作を外部に依頼して業務改善
取扱説明書(取説)の制作を外部に依頼した場合、2つの点で業務改善が図れます。
最も優秀なエンジニアの手が空く
社内で取扱説明書を制作すると人件費だけですむため、安上がりに感じます。
しかし、実際には、取扱説明書(取説)を書くために、その機器についてもっとも良きわかっている人ということでその機器を担当した最も有能な技術者が苦手な文書作成を行うことがよく見られます。
取扱説明書(取説)の作成は製品開発の最終段階で行われます。そのため、開発技術者は製品の最終チェックなどの重要な作業に手をとられ、取扱説明書(取説)まで手が回りません。そして、技術者本来の業務、開発やメンテナンスを止めて、取扱説明書(取説)を書くことになります。
これは大きな機会損失です。
この部分を制作請負の外注にすると、技術者の他の仕事とのバッティングや進行の度合いを気にする必要もなくなり、技術者にも余裕が生まれます。
サポートのコストが下がる
出来の悪いの取扱説明書(マニュアル)は、読む気を失わせます。
その結果として、2つの悪いことが起きます。
1つ目は「この製品は分からないよ」と言って、2度と同じ会社の製品を買わなくなる損失です。
2つ目は、「分からないからサポートセンターに電話しよう」となり、サポートのコストが大きくなります。
またサポートする人も、良い取扱説明書(取説)があれば、それを見ながら説明できます。
また、店頭において製品の機能を説明する場合、営業用のパンフレットだけでなく、取扱説明書を参照する場合が見られます。実際、携帯電話のマニュアルに関しては、最もよく読むのが販売店の店員という話もあるほどです。
取扱説明書(取説)の制作をプロに任せて業務改善
品質や納期が確実なのは制作請負のプロとして最低限のことで、当然これらは業務改善につながります。
取扱説明書(取説)の制作をプロに任せた場合、「品質」「納期厳守」以外にどんな点で業務改善が見込めるでしょうか。
弊社では以下の点を提案しています。
再生産性が高い
同じ会社の製品、あるいは同じ製品のシリーズの取扱説明書を作成する場合は、過去に作成した資産を利用して作成できます。
このことにより、短い納期で作成できることはもちろん、製品同士に統一性を持たせることができます。
担当ごとに異なる技術者が、取扱説明書を作成する場合には、それぞれの作成する手法が異なり、どーしてもバラバラな感じになりがちです。また書式なども乱れる場合が多く、不統一な感じになっていきます。
これでは作業効率が悪いばかりではなく、後からその原稿メンテナンスしようとした場合に、使いづらく、非情な手間がかかる場合があります。
プロのテクニカルライターは、統一した書式を用い、同じ方法で作成しています。
したがって、同じ会社の製品、あるいは同じ製品のシリーズの取扱説明書を作成する場合の再生産性が高くなります。つまり、同一シリーズの製品であれば外注する場合にも、費用を安く抑えることができます。
提案ができる
取扱説明書の企画や内容はもちろん、製品のUIなどについての提案も行えます。
私が実際に見た例では、「POWERボタン」と「電源ボタン」というボタンが両方付いている製品がありました。
「POWER」ボタンは「電波の発信のON/OFFを制御するスイッチ」、「電源」ボタンは「主電源のスイッチ」でした。仕様書を読むと大変混乱しました。
この場合は機能の通り「電波ボタン」と「主電源スイッチ」と機器のボタンの名称を変更してもらいました。
テクニカルライターは、技術とユーザーインターフェースに関する専門家です。技術的なパートナーとしてユーザーインターフェイスに関する提案なども行なえます。
紙以外へ展開できる
テクニカルライターの作成する原稿は紙だけがターゲットではありません。
ホームページやメールマガジン、あるいはヘルプファイルといった電子媒体への展開も行なえます。
あらかじめ他の媒体へ展開することを考えて原稿を作成する場合は特にメリットが大きく、短時間で複数の媒体に展開できます。
また同じ紙であっても、取扱説明書から製品リリースへ、また営業資料へと展開するような水平方向の展開も行えます。
